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Este es un problema que le he preguntado muchas veces y uno que sin duda encontrará si usa Access y Excel juntos y exporta datos de Access regularmente. El problema es un error o una advertencia en Microsoft Access cuando intenta exportar datos a Microsoft Excel que dice

& # 39; Ha seleccionado más registros de los que puede copiar al portapapeles a la vez & # 39; cuando exporta datos desde Microsoft Access a Microsoft Excel.

De manera predeterminada, cuando exporta datos desde Access, generalmente seguirá este método

• Seleccione Datos externos
• Obtenga exportación
• Presione Excel
• Puede elegir el destino de sus datos [19659005] Seleccione dónde desea guardar sus datos exportados
• En el área Especificar opciones de informe, tiene la opción de marcar y seleccionar Exportar datos con formato y diseño
• También tiene la opción de abrir el archivo de destino después de que se complete la operación de exportación – seleccione si desea usar esta opción
• Presione OK
• Ahora puede obtener el error mencionado anteriormente si ha cruzado Exportar datos con formato y diseño e intentar exportar más de 65,000 líneas de datos
• Cuando se exportan los datos, luego hace clic en Cerrar

Desde Excel 2007 en adelante, la capacidad de las filas de Excel es mucho más que las versiones anteriores (de hecho, es 1,048,576, mientras que las versiones anteriores son Capac tet Entonces, ¿por qué el acceso me limita a 65000 líneas? Como en la caminata Pre 2007.

No es bastante prehistórico, pero sí lo es cuando se siente así cuando aparece la advertencia anterior al exportar datos.

Cuando selecciona Exportar datos con la opción de formato y diseño en Especificar configuración de informe, Excel en realidad copia el contenido del Portapapeles de Office del portapapeles anterior cuando recibe la advertencia de no copiar más de 65,000 líneas.

Para evitar el error, todo lo que tiene que hacer es seleccionar la casilla de verificación Exportar datos con formato y opción de diseño en Especificar configuración de informe Excel. Si está cruzado, ve directamente y presiona OK. Esto le permite exportar más de un millón de líneas, desde Access, pero no se transfiere ninguna opción de formato o diseño.

El problema no es difícil de resolver, pero tampoco es una solución obvia. Pero cuando sabes por qué ocurre el problema, es muy fácil de resolver.

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Debido a que Excel es principalmente una aplicación para el análisis de datos, a veces las herramientas de presentación sufren de comparación. Por ejemplo, sus datos a veces tienen texto de diferentes longitudes y pueden exceder el espacio de impresión disponible.

Este artículo le muestra cómo calcular el ancho de columna correcto para asegurarse de que el texto se ajuste a la página. Un escenario típico puede ser 2 columnas estándar y luego una tercera columna que muestra comentarios:

    Nombre, Fecha, Comentario 
 

Aunque Excel tiene algunas herramientas disponibles, por ejemplo. ; No es nada como tener el control de su solicitud para obtener los ingresos que necesita.

Necesitamos escribir un código que calcule el ancho del espacio de impresión disponible para que podamos determinar los anchos de columna para asegurar una impresión eficiente.

Cálculo del espacio de impresión disponible en la página

Uno de los problemas es que el tamaño de la página, los márgenes y las columnas son inconsistentes, y necesitamos estandarizar las unidades antes de determinar el ancho de columna correcto.

Una forma de avanzar es convertir todas las unidades en puntos, en lugar de pulgadas o centímetros. El tamaño de la página se devuelve inicialmente en pulgadas y se convierte, mientras que los márgenes izquierdo y derecho ya están en puntos.

    pgWid = Application.InchesToPoints (ActiveSheet.PageSetup.P.P.P.P.P.P.) Utilice el espacio de presión disponible y este es el ancho que necesitamos para ajustar nuestra tercera columna. 

    contenido = pgWid - leftMargin - rightMargin 
 col3 = contenido columnas (1) .width - columnas (2). Ancho 
 

    Ahora tenemos el ancho requerido para la columna tres en puntos, y que la multa es diferente del ancho de la columna  no  medido en puntos, sino en el propio dispositivo de Excel basado en el tamaño de fuente. Luego creamos un factor para convertir el ancho según las medidas en la celda 1. 

    Ancho en puntos: solo lectura. 
 pts = Columnas (1). Ancho 
 Ancho en la unidad de medida de Excel 
 wd = Columnas (1). Ancho de la columna 
 factor = pts / wd 
 col3 = col3 / factor 
 

    Finalmente, tenemos valor para el ancho de la columna tres, y lo usamos en el siguiente código más el paquete de palabras para  verdadero  y altura de fila para ajustarse automáticamente. 

    Columnas (3). ColumnWidth = col3 
 Columns (3) .wrapText = true 
 Rows (3) .EntireRow.AutoFit 
 

     Summary  [19659002]  While el tamaño de la página y los cálculos de la columna pueden ser mínimos Confuso, vale la pena continuar. Un buen conocimiento de cómo se miden los diversos elementos de una hoja de cálculo facilita la compilación de datos para imprimir. 
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Si realmente desea almacenar información en MS Excel, es importante que cree sus datos correctamente desde el primer día. Al evitar las publicaciones dobles, más tarde puede ahorrar muchos problemas.

Supongamos que mantiene una lista de clientes y le preocupa que se haya ingresado alguna información más de una vez. Esto puede causar problemas si utiliza los datos para ejecutar partes importantes de su negocio:

• Confíe en información incompleta o incorrecta
• Problemas de administración financiera, como el envío de facturas dobles
• Es posible que su información no esté "lista para la base de datos "al pasar a una plataforma más sofisticada

Este artículo se centra en cómo se le puede recordar acerca de posibles duplicaciones durante la entrada de datos.

Creando una clave única para sus datos

El problema de identificar duplicados es que no todos ven los datos de la misma manera. ABC Ltd podría incorporarse en muchas variantes diferentes, como ABC Limited o ABC Ltd, haciendo que sea más difícil encontrar artículos repetidos.

Una técnica es crear una clave de datos: una combinación única de texto y voz hecha de las tres primeras letras del nombre de la empresa y el nombre de la calle. De esta manera, si el personal de captura de datos sigue las reglas de su negocio para registrar nuevos clientes, cualquier duplicado tendrá una mejor oportunidad de ser recuperado.

Uso de VBA en Excel para entradas de datos duplicados al contado

Excel tiene varias opciones disponibles para evitar duplicados, incluidas fórmulas y herramientas de formato integradas. Pero, probablemente, la codificación más sencilla de VBA es la solución más útil y flexible, ya que le permite ajustar la solución a su propia situación.

Usaremos el evento de "cambio" de la hoja de cálculo VBA para ayudarnos a decidir si probar una entrada doble. Aquí está el código, que se colocará en el área de código de la hoja de cálculo correspondiente:

Sub-hoja de cálculo privada_Cambiar (ByVal Target As Range)
If Target.Column = 1 Then
prevData = "a1: a" & Target.Row – 1
newData = Range ("a" & Target.Row) .Text
If Application.WorksheetFunction.CountIf (Range (prevData) newData)> 0 Then
dupData = "¡Posible duplicado!"
Sin embargo, si
End Sub

[19659000] Siempre que sus datos de "clave" estén en la columna 1, después de agregar un nuevo registro, el código verifica si la clave se ha agregado anteriormente y luego advierte al usuario La posibilidad de un duplicado. Esta es la mejor solución, ya que permite al operador de acceso a datos decidir si continuar o no.

La función countIf en Excel compara una cantidad de celdas con un texto en particular y devuelve la cantidad de celdas que están duplicadas. En este caso, comparamos la nueva clave de registro ingresada con todas las claves anteriores, y si la función devuelve un número mayor que 0, entonces debe ser un registro duplicado.

Mejoras en el código

Una cosa es sospechar que una publicación es un duplicado, pero tienes que decidir qué hacer con la información. El código podría personalizarse para resaltar el registro previamente idéntico para determinar el siguiente paso; A veces el registro duplicado tiene información incorrecta y solo necesita ser corregido.

Al encontrar datos duplicados, ha visto cómo una pequeña cantidad de código VBA puede mejorar la calidad de sus datos, ahorrar tiempo y advertirle sobre posibles problemas.

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10 consejos y trucos de Excel que han sido útiles:

1. SUMA automática () con Alt + =: ¿Sabía que puede agregar una fila o columna completa con solo hacer clic en la primera celda vacía? ? Haga clic en, presione ALT + & # 39; = & # 39; y simplemente agregue los números en cada celda de arriba.
2. Formato de atajos de teclado de formateo de números Formato: Hay una verdadera lógica detrás de los atajos de teclado que, de lo contrario, funcionan de manera aleatoria para usted. Por ejemplo, para dar formato a un número como moneda, use el método abreviado de teclado CTRL + MAYÚS + 4. Puede parecerle aleatorio, pero MAYÚS + 4 le dará un signo de $. Entonces, si desea formatear una moneda, simplemente coloque el CTRL + $. Puede hacer lo mismo al dar formato a un número como porcentaje
3. CTRL + & # 39; para mostrar las fórmulas: Mientras está solucionando problemas con los números de solución de problemas, vaya primero a las fórmulas. Vea la fórmula utilizada en la celda con solo tocar las dos teclas: Ctrl + & # 39; (también llamada clave de acento agudo), que se encuentra en el extremo izquierdo de la fila de claves de voz. Es tilde (~) cuando presionas shift.
4. Vaya directamente al principio y al final del teclado de la columna: A veces, los conjuntos de datos son pozos sin fondo. Puede desplazarse hasta el final de la eternidad o usar el acceso directo CTRL + FLECHA ABAJO para saltar a la última celda llena o viceversa.
5. Repita la misma fórmula para varias celdas: Ingresando la misma fórmula para todas las celdas, ¡no! Primero, cree la fórmula en la primera celda y luego lleve el cursor a la esquina inferior derecha de la celda. ¿Ves que el cursor se transforma en más? Haga doble clic para copiar la fórmula y arrástrela al resto de las celdas de la columna. Bingo, problema resuelto!
6. Eliminar / Agregar acceso directo de teclado a columnas: Le toma todo el día controlar columnas y filas en su hoja de cálculo. Aquí puede ahorrar algo de tiempo: Presione CTRL + menos y eliminará la columna que ha agregado el cursor y CHTRL + Mayús agregará una nueva columna.
7. Ajuste del ancho de la columna: Hay una manera de deshacerse de las entradas inútiles de ####. Simplemente haga clic en el encabezado de la columna y muévalo a la derecha. Haga doble clic cuando el cursor se convierta en un signo más y su trabajo esté completo.
8. Copiando un número o patrón de fecha: ¡Este está encantado fácilmente! Introduzca la información en dos filas para establecer el patrón. Resalte y arrastre el cursor hacia abajo hasta el número al que desea que se llenen sus celdas, respectivamente. Esto funcionará con números, fechas y meses.
9. Pestaña entre hojas de cálculo: Luego, verifica las diferentes hojas de cálculo cada vez que quieras decir que tienes que tocar el mouse y todo eso. ¿Por qué no solo ingresa CTRL + PGDN y si desea volver, escriba CTRL + PGUP?
10. Plantillas de formato de doble clip: Con un simple clic, ahora puede copiar un formato en otras celdas con un solo clic. Muchos usuarios de Excel lo utilizan haciendo doble clic en el pintor de formatos para copiar el formato a varias celdas. Yay!

Así que estos fueron algunos consejos excelentes para Excel que se consideran extremadamente convenientes en los momentos en que necesitas ahorrar tiempo. Siempre es más fácil cuando hace que sus datos sean más fáciles de manejar.

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Planificamos nuestros planes de cursos de Excel en 2009, ya que estas ideas para plantillas de plantilla aparecen en mi cabeza. Comencé a preguntarme: ¿Por qué no programar mi horario en Excel? Si también pudiera enumerar todos los días festivos en una sección de la hoja de cálculo y el calendario pudiera mostrarlos en rojo, ¿no sería bueno? Comencé en Google para un calendario tan excelente y encontré muchos. La mayoría de ellos son gratuitos. No fueron realmente impresionantes porque tienen que generarse a través de una macro / vba. Siento que a la mayoría de los usuarios de Excel no les va bien porque necesitan entender cómo activar la macro o instalar otro programa en sus computadoras. Si se crea manualmente sin utilizar ningún programa, llevará mucho tiempo porque primero debemos identificar manualmente el primer mes y luego hacer resúmenes manuales por el resto del mes. Además, debemos saber cuándo detener el calendario para que no supere los 28, 30 o 31 días legítimos.

Mientras sigo buscando en la lista, me topé con este calendario eterno de John Walkenbach y me sorprendió la forma en que fue creado. Es un calendario de presentación eterno que muestra los 12 meses en cualquier año. Solo utiliza fórmulas de Excel, lo que significa que no necesita saber nada acerca de la macro, y puede ejecutarse en diferentes versiones de Excel, incluido Excel 2007. Y aquí tenemos que mostrarle cómo se hace.

Configure una celda que se puede usar para el año (por ejemplo, C3)

Ingrese la siguiente fórmula en la celda C5 "= FECHA (C3,1,1)", donde C3 refleja el año del año calendario.

Establezca la fórmula para presentar el primer día del mes. Puedes usar la fórmula de la fecha. En nuestro caso podemos ingresar la fórmula como "= FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1)". C5 regresa al 1 de enero de 2009

. Identifique el día de la semana para el 1 de cada mes. Use la fórmula del día de la semana para identificar el día de la semana para el primer día del Día de la Motivación (FECHA (AÑOS (C5), MES (C5), 1)

) último día de la semana

Menos de uno de la fórmula del día de la semana tenemos lunes como 1 y domingo como cero 1. Enero de 2009 es un jueves que coincide con el número 4. El domingo antes del 1 de enero de 2009 es el 28 de diciembre de 2008. que es 4 días antes del 1 de enero de 09. Cuando convertimos el número que tenemos en el paso anterior a negativo, coincidirá con esa fecha. La fórmula es = – (DÍA DE LA SEMANA (FECHA ($ C $ 5), MES ($ C $ 5), 1)) – 1).

El sol en la esquina superior derecha es 4 días antes que el 1 de enero de 2009. El lunes debe ser 3 días antes y el martes 2 días antes. los incrementos aumentan el número durante la semana que comienza en -4. Para hacer esto, use la fórmula matricial para ingresar con corchetes (caso especial aquí) Todos los días del mes / semana s se selecciona cal y la fórmula se debe ingresar presionando las 3 teclas del teclado (Ctrl + Shift + Enter) juntas.

Usando corchetes curvos {0,1,2,3,4,5,6,6} y seleccionando las 7 celdas durante la semana, Excel entiende que agregaremos 0 a Sol, 1 a Mon, 2 a Mar, etc. La siguiente imagen le permite comprender cómo se pueden cambiar los números mediante una fórmula.

En la segunda fila / semana del mes, el valor debe continuar desde el último valor en la fila anterior. Ya que hay 7 días a la semana, sabemos que el primer valor en la segunda fila debe ser 7 más que la celda sobre él. Podemos agregar otra matriz utilizando el punto y coma (;) para indicar que queremos que el número aumente a medida que aumenta la fila. Debe presentarse entre llaves y multiplicar por 7 – {0; 1; 2; 3; 4; 5; 6} * 7. No debemos agregar ningún número a la primera fila. Luego, la segunda fila debe agregar 7 al número y agregar 14 a la tercera fila, y así sucesivamente.

La fórmula es

= FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1)

– (DÍA (FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1)) – 1) [19659002] + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7

+ {1,2,3,4,5,6,7}} -1

Para convertir los resultados anteriores a fechas reales, podemos agregar la fecha 1 de enero de 2009 en el campo. En este caso, el primer número será 28 dic 08, 29 dic 08, etc. Y el 32 será el 1 de febrero de 2009. Podemos establecer la fecha utilizando la fórmula de fecha, Fecha (2009,1,1). Y para mostrar solo el día del mes, podemos formatear la celda usando el formato personalizado "d".

Para excluir fechas del 8 de diciembre y el 9 de febrero, podemos comparar la fecha del mes con el mes utilizado el primer día del mes, etc. Si son diferentes, significa que la fecha que se muestra en la celda activa pertenece a El mes anterior o el mes siguiente. Podemos insertar una gráfica (denotada por abrir y cerrar una coma invertida) en la celda (todas las celdas). Si el mes con 2 fechas es el mismo, continúe realizando el cálculo especificado en el paso anterior. Terminamos con la siguiente fórmula:

= Mes (C5), MES (C5), MES (FECHA) (MES), MES (C5), MES (FECHA), 1) – 1) + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7 + {1,2,3,4,5,6,7} -1)

"",

FECHA (AÑO (C5), MES (C5), 1 – (DÍA DE LA SEMANA) (C5), MES (C5), 1) – 1) + {0; 1; 2; 3; 4; 5} * 7 + {1,2,3,4,5,6,7} -1) y Completa la creación de la plantilla de calendario de Excel.

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La mayoría de los usuarios ingresan manualmente una fecha y una hora o ambas al ingresar datos en una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo, en una factura o plan de proyecto. Hay una manera más rápida de insertar una marca de tiempo cuando un usuario actualiza una hoja de cálculo, solo necesita un poco de conocimiento formal. ¿Quieres aprender? Sigue leyendo

Regresemos un poco aquí, probablemente sepas que podemos usar la fórmula = = FORDAY () o = NOW () en Excel para insertar la fecha y la hora de hoy. Esta actualización se recalcula automáticamente cuando se actualiza la hoja de cálculo. Conocidas como fórmulas "volátiles", este formato de formato de fecha no se usa para el sello de fecha y hora, ya que queremos que la marca de fecha y hora sea estática & # 39; por lo tanto, podemos ver cuándo se realiza la actualización o registro.

También podríamos pulsar CTRL + para ingresar la fecha actual o CTRL + MAYÚS +: para insertar la hora actual, por lo que estos dos permanecen estáticos, pero aún son muy manuales para insertar la fecha y / o o el tiempo con el teclado sobre los accesos directos.

Realmente estamos buscando reducir la molestia aquí y trabajar de manera más inteligente con Excel para que podamos usar un conocimiento formal y hacer que nuestra fecha y hora trabajen automáticamente para nosotros.

Para entender la fecha y la fórmula de marca de tiempo, debemos entender la referencia circular en Excel, que luego podemos explotar para quedarnos sin estampado automático.

Regresemos y revisemos los conceptos básicos de la referencia circular en Excel, tal vez ya los haya encontrado. Pero veamos rápidamente.

FUNDAMENTOS

Una fórmula circular es aquella que se refiere a sí misma, ya sea directa o indirectamente. Un ejemplo de una referencia circular directa sería si escribo = A4 + 1 en la celda A4. Me refiero directamente a la celda, escribo la fórmula en este caso A4. Esto genera una advertencia de Excel si no creó intencionalmente esta referencia circular (como hicimos nosotros) y el resultado de la fórmula es cero. Dar un paseo y hacer ejercicio es necesario.

El segundo tipo de referencia circular es indirecto. Veamos otro ejemplo.

primero Tipo 2 en la celda A1.

segunda Escriba = A1 en la celda A2.

tercero La celda A2 reitera a A1, que devuelve un valor de 2, que es una fórmula normal.

cuarto Regrese a la celda A1 y escriba = A2 + 3

Esto crea una referencia circular ya que A2 se basa en A1, escribo la fórmula en A1, por lo que la fórmula se refiere esencialmente a sí misma. es decir Una referencia circular. Verá que Excel saca una línea azul entre las dos celdas para indicar esta referencia circular y nos advierte al respecto. Simplemente haga clic en Aceptar cuando lo configuremos a propósito y seamos conscientes de ello.

Subamos el volumen ahora y seamos inteligentes con estas cosas. Hay una configuración en Excel llamada & Iteraciones & # 39; ahora esto le dice a Excel cuántas veces debe calcular una fórmula nuevamente. Por defecto, esto está desactivado en Excel. De lo contrario, una referencia circular se recalcularía una y otra vez en un bucle infinito hasta que la aplicación se almacene periódicamente.

Entonces, si rechazamos las iteraciones de Excel, hacemos lo siguiente

1. Botón de la oficina

2. Opciones de Excel

3. Fórmulas

4. Iteración

5. Cambie el valor predeterminado a 1. Esta guía de Excel calcula una vez antes de que se detenga.

Entonces, en el caso de nuestra fórmula anterior = A2 + 3, el resultado será 5, que hemos indicado a Excel que calcule una vez. Entonces, ¿dónde encaja esto en la marca de tiempo? Aquí vamos con Excel Magic. Digamos que queremos una marca de tiempo en la columna A cuando escribimos en la columna B. La fórmula para hacer esto es:

Escriba en la celda A1

= IF (B1 "", IF (A1 = "", AHORA (), A1), ""]

Continúe y escriba algo en la columna B: vaya, una marca de tiempo. Simplemente arrastre su fórmula hacia abajo como con una fórmula normal. Solo aclaremos la lógica de la fórmula para que entiendas completamente lo que está sucediendo.

La fórmula controla la celda B1 y, si no está vacía, ejecuta la fórmula circular = IF (A1 = "", NOW (), A1), que devuelve la función NOW () si A1 no tiene un valor – ¡¡Estampando tiempo !!

Espero que hayas tenido este artículo sobre Time Stamping in Excel. Sigue adelante y dale una vuelta. Déjame saber qué piensas de este método.

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